PMP 项目管理 - 第十二章:项目采购管理

千年骚狐 2022年1月14日项目管理评论159字数 7956阅读模式

项目采购管理的核心概念

  1. 项目经理不必成为采购管理法律法规领域的专家,但应对采购过程有足够了解
  2. 通常情况下,项目经理无权签署对组织有约束力的法律协议
    • 分散式采购:项目经理有采购职权(小型或初创组织)
    • 集中式采购:专设部门开展采购(成熟组织)
  3. 合同应明确说明预期的可交付成果和结果,包括从卖方到买方的任何知识转移
  4. 对于国际合作项目,文化和当地法律对合同及其可执行均有影响
  5. 买卖方:
    1. 卖方:承包商、供货商、服务提供商、供应商
    2. 买方:最终产品所有人、收购机构、购买方
    3. 卖方:投标人 → 中标人 → 签约供应商或供货商
  6. 合同和协议需要经过更多的审批程序,目标是确保合同充分描述将由卖方提供的产品、服务或成果,且符合法律法规关于采购的规定
  7. 复杂项目中,可能需要管理多个合同,不同合同的生命周期可在项目生命周期的任何阶段开始于结束
  8. 协议可以是合同、服务水平协议(SLA)、谅解备忘录、协议备忘录(MOA)或订单

项目采购管理的发展趋势和新兴实践

工具的改进:主要公司和政府都开始要求在大型项目中使用建筑信息模型(BIM)。

更先进的风险管理:编制合同时准确地将具体风险分配最有能力对齐加以管理的一方

文化中的合同签署实践:超大型项目数量显著增加,要求与多个国家签署国际合同,采用国际公认的标准合同范本日益普遍。

物流和供应链管理:订购周期长的产品提前采购,明确主要次要备选采购渠道。要求必须从当地采购一定比例的材料。

技术和相关方关系:网络摄像机的应用:进展报告、索赔支持。

试用采购:先小批量试采,再批量采购。

在敏捷和适应型环境中需要考虑的因素

在敏捷型环境中,可能需要与特定卖方协作来扩充团队,让买方和卖方共担风险和共享奖励。

大型项目上,通过主体协议,来管辖整体协作关系,将适应型工作写入附录或补充文件。这样做以便变更只针对适应型工作,而不会对主体协议造成影响。

PMP 项目管理 - 第十二章:项目采购管理

项目采购管理过程之一 - 规划采购管理(规划过程组)

规划采购管理:记录项目采购决策、明确采购方法、识别潜在卖方的过程。

本过程的作用:确定是否从项目外部获取货物和服务。如果是,则还要确定将在什么时间、什么方式获取什么货物和服务。

输入:项目章程

项目章程:包括目标、项目描述、总体里程碑、预先批准的财务资源

输入:商业文件

商业论证:采购策略需要和商业论证保持一致

收益管理计划:描述在任何产出具体的项目收益,这将影响采购日期和合同条款的确定。

输入:项目管理计划
  • 范围管理计划:说明如何在项目的实施阶段管理承包商的工作范围
  • 质量管理计划:其中的项目需遵循的行业标准与准则,应写入招标文件,并将最终在合同中引用;也可用于供应商资格预审,或作为供应商甄选标准的一部分。
  • 资源管理计划:包括关于哪些资源需要采购或租赁的信息,以及任何可能影响采购的假设条件制约因素
  • 范围基准:针对项目范围书中已知的工作,编制工作说明书(SOW)工作大纲(TOR)
输入:项目文件
  • 里程碑清单:说明卖方需要在何时交付成果。
  • 项目团队派工单:包含关于项目团队技能和能力的信息,以及他们可用于支持采购活动的时间。如团队不具备采购能力,则需外聘培训
  • 需求文件:卖方需满足的技术要求;具有合同和法律意义的需求
  • 需求跟踪矩阵;资源需求
  • 风险登记册:有些风险应通过采购协议转移给第三方
  • 相关方登记册:监管机构、合同签署人员、法务人员
输入:组织过程资产
  • 预先批准的卖方清单:经过适当审查的卖方清单可以简化招标所需的步骤,并缩短卖方甄选过程的时间。
  • 正式的采购政策、程序和指南:一般都有,若没有,项目团队就应配备相关的资源和专业技能,来实施采购。
  • 合同类型:总价、成本补偿、混合型(工料合同)单词采购可合并使用两种或者更多合同类型
合同类型

总价合同 Fixed-Price Contract:

    • 固定总价合同 Firm Fixed Price Contract(FFP
    • 总价加激励费用合同 Fixed Price Incentive Fee Contract(FPIF
    • 总价加经济价格调整合同 Fixed Price with Economic Price Adjustment Contract(FPEPA

成本补偿合同 Cost-Reimbursable Contract:

    • 成本加固定费用合同 Cost Plus Fixed Fee Contract(CPFF
    • 成本加激励费用合同 Cost Plus Incentive Fee Contract(CPIF
    • 成本加奖励费用合同 Cost Plus Award Fee Contract(CPAF
合同类型 - 总价合同

总价合同:此类合同为既定产品、服务或成果的采购设定一个总价。

适用于:已明确定义,且不会出现重大范围变更的情况下使用。

固定总价合同(FFP):FFP 是最常用的合同类型。大多数买方都喜欢这种合同。

    • 因为采购的价格在一开始就确定,并且不允许改变(除非工作范围发生变更)。
    • 卖方有义务完成工作,并且承担因不良绩效导致的任何成本增加
    • 在 FFP 合同下,买方应该准确定义拟采购的产品和服务,对采购规范的任何变更都会增加买方的成本

总价加激励费用合同(FPIF):允许一定绩效偏离,并对实现既定目标给与相关的财务奖励(通常取决于卖方的成本,进度或技术绩效)。

    • 在 FPIF 合同中,要设置价格上限,卖方必须完成工作并且要承担高于上限的全部成本

总价加经济价格调整合同(FPEPA):适用于:卖方履约期将跨越几年;将以不同货币支付价款

    • 允许根据条件变化(如通货膨胀、某些特殊商品的成本增降),以事先确定的方式对合同价格进行最终调整。
总价 + 积累费用合同计算的要素及含义

目标成本:或称估算成本

目标利润:或称目标费用

分摊比例:买方/卖方,如:80/20,买方承担 80%,卖方承担 20%

最高价格:俗称天花板,必须有

实际成本

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总价 = 实际成本 + 目标利润 + ( 目标成本 - 实际成本 ) ✖️ 卖方应承担比例

先算总价,和最高限价比较,计算最终总价。

实际利润 = 最终总价 - 实际成本

合同类型 - 成本补偿合同

成本补偿合同:向卖方支付为完成工作而发生的全部合法实际成本(可报销成本),外加一笔费用作为卖方的利润。

适用于:工作范围预计会在合同执行期间发生重大变更

成本加固定费用合同(CPFF):为卖方报销履行合同工作所发生的一切可列支成本,并向卖方支付一笔固定费用,该费用以项目初创成本估算的某一百分比计算。

成本加激励费用(CPIF):为卖方报销履行合同工作所发生的的一切可列支成本,并在卖方达到合同规定的绩效目标时,向卖方支付预先确定的激励费用

    • 在 CPIF 合同中,如果最终成本低于或高于原始估算成本,则买方和卖方需要事先商定的成本分摊比例来分享节约部分或分担超出部分。
    • 与总价激励费用相比,不存在总价上的最高限价。
    • 但有时会出现利润最高限价最低限价
成本 + 激励费用合同计算的要素及含义

目标成本:估算成本

目标利润:目标费用

实际成本

分摊比例:买方/卖方,如:80/20 即买方承担 80%,卖方承担 20%

利润 = 目标利润 + ( 目标成本 - 实际成本 ) ✖️ 卖方应承担比例

先算利润,和利润上下限比较,计算最终利润

实际总价 = 最终利润 + 实际成本

合同类型 - 成本补偿合同

成本加奖励费用(CPAF):为卖方报销一切合法成本,但只有在卖方满足合同规定的、某些笼统主观的绩效标准的情况下,才向卖方支付大部分费用。

    • 完全有买方根据自己对卖方绩效的主观判断来决定奖励费用,并且通常不允许申诉
合同类型 - 工料合同(T&M)

工料合同(T&M,时间和手段合同):兼具成本补偿合同和总价合同的某些特点的混合型合同。

适用于:无法快速编制出准确的工作说明书的情况下扩充人员、聘用专家或寻求外部支持。

    • 这类合同与成本补偿合同的相似之处在于,他们都是开口合同,合同价格因成本增加而变化。
    • 在授予合同时,买方可能并未确定合同的总价值和采购的准确数量。
    • 因此,如同成本补偿合同,工料合同的合同价值可以增加。
    • 很多组织和要求在工料合同中规定最高价值时间限制以防止成本无限增加
    • 由于合同中确定了一些参数,工料合同又于固定单价合同相似。
    • 预先设定了单位人力或材料费率(包含卖方利润)。

补充:成本百分比合同(CPPC),美国法律已经禁止使用。

七中常用的合同

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合同的选择标准

范围角度:

    • 范围明确、设计详细 - 总价合同
    • 范围不清晰:成本补偿合同或工料合同

风险承担角度:

    • 甲方承担 - 成本补偿合同
    • 双方承担 - 工料合同
    • 乙方承担 - 总价合同

时间紧任务重,需要专家以及其他外部支持的短期项目。工料合同比较灵活,随时叫停或更换供应商。

工具与技术:数据分析 - 自制或外购分析

自制或外购分析:用于确定某项工作最好由项目团队自行完成,还是应该从外部采购(谁划算用谁)。

自制或外购分析应考虑全部相关成本,包括直接成本与间接成本。

工具与技术:数据收集

市场调研:包括考察行业情况具体买方的能力

采购团队可运用从会议在线评论和各种其他渠道得到的信息,来了解市场情况。

工具与技术:供方选择分析
  • 最低成本:标准化或常规采购
  • 仅凭资质:采购价值小,不值得开展完整选择过程
  • 基于技术方案:先打技术分,按技术谈价格/商务
  • 基于质量和成本:同时考虑质量和成本。当风险大时,质量更关键
  • 独有来源:特殊情况,理由充分
  • 固定预算:SOW 定义精确,预期不会发生变更,预算固定不超出。

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工具与技术:会议

潜在投标人的信息交流会:有利于卖方以互惠的方法提供产品或服务,从而使采购方从中受益。

输出:采购管理计划

如何协调采购工作与项目的其他工作,如制定进度计划与报告项目绩效

  • 开展重要采购活动的时间表
  • 用于管理合同的采购测量指标
  • 与采购有关的相关方角色和职责
  • 可能影响采购工作的制约因素和假设条件
  • 拟使用的预审合格的卖方(如果有)
  • 风险管理事项
  • 是否需要编制独立估算,以及是否应把独立估算作为评审标准
  • 司法管辖权和付款货币
输出:采购策略

采购策略:如果决定从项目外部渠道采购,就应制定一套采购策略,包括项目交付方法、具有法律约束力的协议类型、如何在采购阶段推动采购进展。

交付方法:

    • 专业服务项目:不得分包;可以分包;买卖双方设立合资企业;买方或卖方仅充当代表。
    • 工业或商业施工项目:交钥匙式;设计-建造(DB)、设计-招标-建造(DBB)、设计-建造-运营(DBO)、建造-拥有-运营-转让(BOOT)

合同支付类型:

    • 总价合同:适用于工作类型可预知、需求能清晰定义、不太可能变更
    • 成本补偿合同:适用于工作不断演进、很可能变更、未明确定义
    • 激励和奖励费用:用于协调卖方和卖方的目标。

采购阶段:

    • 采购工作的顺序,每个阶段的描述,阶段具体目标
    • 过剩到下一个阶段的标准
    • 用于监督的采购绩效指标里程碑
    • 用于追踪采购进展的监督和评估计划
    • 向后阶段转移知识的过程。
输出:招标文件

招标文件:用于向潜在卖方征求建议书(可以是:信息邀请书 RFI、报价邀请书 RFQ、建议邀请书 RFP 等)

主要依据价格来选择卖方(如购买商业或标准产品时),通常就使用标书、投标或报价等术语。

如果主要依据其他考虑因素(如技术能力或技术方法)来选择卖方,通常就使用诸如建议书之类的术语。

信息邀请书(RFI):如需卖方提供关于拟采购货物或服务的更多信息时使用。

报价邀请书(RFQ):如需供应商提供关于将如何满足需求和(或)将需要多少成本的使用。

建议邀请书(RFP):如项目中出现问题且解决办法难以确定时使用。(最正式的“邀请书”文件

采购文件中应包括:

    1. 应答格式要求
    2. 相关的采购工作说明书
    3. 所需的合同条款

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输出:采购工作说明书

采购工作说明书:依据项目范围基准,为每次采购编制工作说明书(SOW),仅对将要包含在项目合同中的那一部分项目范围进行定义。

  • SOW 应该详细描述拟采购的产品、服务或成果,以便潜在卖方确定是否有能力提供
  • 工作说明书可包括规格、数量、质量、性能参数、履约期限、工作地点和其他需求。
  • 在采购过程中,应根据需要对采购 SOW 进行修订和改进,直到成为所签协议的一部分
  • 对于服务采购,可能会用“工作大纲(TOR)”这个术语。
输出:自制或外购决策

通过自制或外购分析,做出某项特定工作最好由项目团队自己完成,还是需要从外部渠道采购的决策。

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输出:独立成本估算

自行准备独立估算,或聘用外部专业估算师做出成本估算,并将其作为评价卖方报价的对照基准

若二者之间存在明细差异,则可能:采购 SOW 存在缺陷或模糊,或潜在卖方误解或未能完全响应采购 SOW

输出:供方选择标准

供方选择标准:这些标准是加权系统的组成部分,可据此以加权打分的方法排列所有建议书的顺序,以便确定谈判的顺序,并与某个卖方签订合同。标准可以是客观主观的。

可能的供方选择标准如下:

    • 能力和潜能;
    • 产品成本和生命周期成本;
    • 交付日期;
    • 技术专长和方法;
    • 具体的相关经验;管理经验;
    • 用于响应工作说明书的工作方法和工作计划;知识转移计划,包括培训计划;
    • 关键员工的资质、可用性和胜任力;
    • 公司的财务稳定性;
输出:组织过程资产更新

作为规划采购管理过程的结果,需要更新的组织过程资产包括(但不限于)关于合格卖方的信息

对于采购次数少且相对简单的项目,作为本过程输出的有些文件可以合并

对于采购规模较大、较复杂,而且大部分工作需由承包商完成的项目,就需要使用几种不同类型的文件

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项目采购管理过程之二 - 实施采购(执行过程组)

实施采购:获取卖方应答选择卖方授予合同的过程。

本过程的作用:选定合格卖方签署关于货物或服务交付的法律协议

本过程最后的成果是签订的协议,包括正式合同

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输入:采购文档

采购文档:用于达成法律协议的各种书面文件,其中可能包括当前项目启动之前的旧文件。

  • 招标文件:包括发给卖方的信息邀请书、建议邀请书、报价邀请书、或其他文件,以便卖方编制应答文件
  • 采购工作说明书:向卖方清晰地说明目标、需求及成果,以便卖方据此做出量化应答
  • 独立成本估算:可由内部或外部人员编制,用于评价投标人提交的建议书的合理性
  • 供方选择标准:描述如何评估投标人的建议书,包括评估标准和权重。为了减轻风险,买方可能决定与多个卖方签署协议,以便在单个卖方出现问题并影响整体项目时,降低由此导致的损失。
输入:卖方建议书

其中包含的基本信息将被评估团队用于选定一个或多个投标人(卖方)价格建议书与技术建议书分开

工具与技术:广告

广告:就是产品、服务或成果与用于或潜在用于进行的沟通

在大众出版物(如制定的报纸)或专门行业出版物上刊登广告,往往可以扩充现有的潜在卖方名单

大多数政府机构都要求公开发布采购广告,或在网上公布拟签署的政府合同的信息。

工具与技术:投标人会议

投标人会议(又称承包商会议、供货商会议或投标前会议):就是在投标书或建议书提交之前,在买方和所有潜在卖方之间召开的会议。

    • 目的是保证所有潜在卖方对采购要求都有清楚且一致的理解,保证没有任何投标人会得到特别优待
    • 买方必须尽力确保每个潜在卖方都能听到任何其他卖方所提出的问题,以及买方所做出的每个回答
    • 可以运用相关技术进行公平,例如,在召开会议之前就收集投标人的问题或安排投标人考察现场
    • 要把对问题的回答,以修正案的形式纳入采购文件中。
工具与技术:数据分析 - 建议书评估

建议书评估:对于复杂的采购,如果需要基于卖方对既定加权标准的相应情况来选择卖方,则应该根据买方的采购政策,规定一个正式的建议书评审流程。

加权系统:指把定性数据加以量化,以减少个人偏见对卖方选择的影响的方法

    1. 多数加权系统包括对每项评估标准赋予一个数字权重
    2. 为潜在卖方评定每项评估标准的得分;
    3. 把得分乘以权重;
    4. 再把所得乘积相加,求出总分。

筛选系统:指为一项或多项评估标准建立最低的绩效要求,并可应用加权系统和独立估算。

工具与技术:人际关系与团队技能 - 采购谈判

采购谈判:指在合同签署之前,对合同的结构、方方的权利义务,及其他条款加以澄清,以便双方达成共识

    • 最终的合同措辞应该反应双方达成的全部一致意见
    • 采购谈判应由采购团队中拥有合同签署职权的成员主导,项目经理可以不是主谈人,但可参加并提供协助。

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输出:协议

合同是对双方都有约束力的协议。合同建立了受法律保护的买卖双方的关系。

协议文本的内容各不相同,通常包括:

    • SOW 或交付物
    • 进度基线
    • 绩效报告
    • 执行期间
    • 角色和职责
    • 实施场所
    • 价格
    • 付款条款
    • 交货地点
    • 检查和验收标准
    • 保质期
    • 产品支持
    • 责任范围
    • 费用及定金
    • 罚约
    • 激励
    • 保险
    • 履约保函
    • 变更处理
    • 终止和 ADR 机制
    • 等...

项目采购管理过程之三 - 控制采购(监控过程组)

控制采购:是管理采购关系、监督合同绩效,实施必要的变更和纠偏,以及关闭合同的过程。

本过程的作用:

    • 确保买卖双方履行法律协议,满足项目需求。
    • 合同关系的法律性质,要求项目管理团队必须了解在控制采购期间所采取的任何行动的法律后果
    • 对于有多个供应商的较大项目,合同管理的一个重要方面就是管理各个供应商之间的沟通
    • 鉴于其法律意义,很多组织都将合同管理视为独立于项目的一种组织职能。虽然采购管理员可以是项目团队的成员,但通常还向另一部门的经理报告
    • 控制措施的质量(采购审计的独立性和可信度),是采购系统可靠性的关键决定因素。
    • 组织的道德规范、内部法律顾问和外部法律咨询,包括持续的反腐计划,都有助于实现适当的采购控制
    • 合同收尾前,若双方达成共识,可以根据协议中的变更控制条款随时对协议进行修改。同样要书面记录对协议的修改。
输入:协议

协议:是双方之间达成的谅解,包括对各方义务的一致理解。对照相关协议,确认其中的条款和条件的遵守情况

输入:采购文档

采购文档:包含用于管理采购过程的完整支持性记录,包括工作说明书、支付信息、承包商工作绩效信息、计划、图纸和其他往来函件。

输入:批准的变更请求

批准的变更请求:可能包括对合同条款和条件的修改

与采购相关的任何变更,在通过控制采购过程实施之前,都需要以书面形式正式记录,并确定正式批准

在复杂度项目和项目集中个,变更请求可能由参与项目的卖方提出,并对参与项目的其他卖方造成影响。

工具与技术:索赔管理

有争议的变更也称为索赔、争议或诉求。

谈判是解决所有索赔和争议的首选方法。

索赔和争议的处理顺序:1 谈判;2 ADR(替代争议解决方法);3 起诉

替代争议解决方式(ADR):指可以被法律程序接受的,通过协议而非强制性和有约束力的裁定来解决争议的任何方法。是非诉讼、非仲裁的选择性争议解决方法的概括性的统称,又称选择性争议解决方式。

主要包括:调节或调停、中立听者协议、小型审理、简易陪审团审判、租借法官、事实发现法、特别主事人、法院附属仲裁、监察专员制度、...

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工具与技术:数据分析

绩效审查:对照协议、对质量、资源、进度和成本绩效进行测量、比较和分析,以审查合同工作的绩效。其中包括确定工作包提前或落后于进度计划、超出或低于预算,以及是否存在资源或质量问题。是甲方对乙方过程的审查

挣值分析(EVA):计算进度和成本偏差,以及进度和成本绩效指数,以确定偏离目标的程度

趋势分析:可用于编制关于成本绩效的完工估算(EAC),以确定绩效是正在改善还是恶化

工具与技术:审计

采购审计:是对采购过程的结构化审查(三大审计之一

应该在采购合同中明确规定与审计有关的权力和义务。

采购审计是甲方对自己整个采购过程的审计

输出:采购关闭

买方通常通过其授权的采购管理员,向卖方发出合同已经完成的正式书面通知

关于正式关闭采购的要求,通常已在合同条款和条件中规定,并包括在采购管理计划中

一般而言,这些要求包括:

    • 已按时按质按技术要求交付全部可交付成果;
    • 没有未决索赔或发票
    • 全部最终款项已经付清

项目管理团队应该在关闭采购之前批准所有的可交付成果

合同提前终止

合同提前终止是结束采购的一个特例,有以下三种情况会提前终止:

    1. 合同可由双方协商一致而提前终止
    2. 或因一方违约而提前终止
    3. 或者为买方的便利而提前终止(如果合同中有这种规定)。

如果合同提前终止:

    • 对该合同或该部分中已经完成和验收的工作支付报酬
    • 对卖方为该合同或该部分所做的准备工作给予补偿

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