PMP 项目管理 - 第十三章:项目相关方管理

千年骚狐 2022年1月14日项目管理评论298字数 4816阅读模式

项目相关方管理的核心概念

相关方:项目的积极或消极影响,或者能对项目施加积极或消极的影响任何人。

强化结构化方法对识别所有相关方、进行相关方优先级排序,以引导相关方参与的重要性;

为提高项目成功的可能性,应该在项目章程被批准、项目经理被委任,以及团队开始组建之后,尽早开始识别相关方引导相关方参与

相关方满意度应作为项目目标加以识别和管理。

有效引导相关方参与的关键是:与所有相关方保持持续沟通(包括团队成员),以理解他们的需求和期望、处理所发生的问题、管理利益冲突、并促进相关方参与项目决策和活动。

项目相关方管理的发展趋势和新兴实践

“相关方”的外延正在扩大:监管机构、游说团体、环保人士、金融组织、媒体、以及自认为是相关方的人员

应用“共创”概念,咨询最受项目工作或成果影响的相关方。

关注与相关方有效参与程度有关的正面(更积极支持带来的利益)及负面价值(未有效参与造成的真实成本)。

在敏捷和适应型环境中需要考虑的因素

适应型团队会直接与相关方互动,而不是通过层层的管理级别。

整个项目期间保持与相关方社区的互动,有利于降低风险、建立信任和尽早做出项目调整,从而节约成本,提高项目成功的可能性。

为加快组织内部和组织之间的信息分享,敏捷型方法提倡高度透明

PMP 项目管理 - 第十三章:项目相关方管理

项目相关方管理过程之一 - 识别相关方(启动过程组)

识别相关方:定期识别项目相关方,分析和记录他们的利益、参与度、相互依赖性、影响力和对项目成功的潜在影响的过程。

本过程的作用:使项目团队能够建立对每个相关方或相关方群体的适度关注。

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输入:项目章程

项目章程:会列出关键相关方清单,还可能包含于相关方职责有关的信息。

输入:商业文件

商业论证:确定项目目标,以及受项目影响的相关方的最初清单。

效益管理计划:描述了如何实现商业论证中所述收益。它可能指出将从项目成果交付中获益并因此被视为相关方的个人及群体。

输入:项目管理计划

首次识别相关方时,项目管理计划并不存在;但持续识别的过程中,需要参考:

  • 沟通管理计划:沟通与相关方参与之间存在密切联系。沟通管理计划中的信息是了解项目相关方的主要依据。
  • 相关方参与计划:确定了用于有效引导相关方参与的管理策略和措施。
输入:项目文件

变更日志:可能引入新的相关方,或改变相关方与项目的现有关系的性质。

问题日志:可能为项目带来新的相关方,或改变现有相关方的参与类型

需求文件:可以提供关于潜在相关方的信息

输入:协议

协议的各方都是相关方,还可涉及其他相关方。

工具与技术:数据收集

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  • 问卷和调查:一对一调查、焦点小组讨论、或其他大规模信息收集技术。
  • 头脑风暴:通用的数据收集和创意技术,用于向小组征求意见。
  • 头脑写作:头脑风暴的改良形式,让个人参与者有时间在小组创意讨论开始前单独思考问题。信息可通过面对面小组会议收集,或在由技术支持的虚拟环境中收集。
  • 工具与技术:数据分析
  • 相关方分析:会产生相关方清单和关于相关方的各种信息(组织内的位置、项目中的角色、与项目的利害关系、期望、态度、对项目信息的兴趣)。
  • 相关方的厉害关系可包括:兴趣、权利(合法权利或道德权利)、所有权、知识、贡献。
  • 文件分析:评估现有项目文件及以往项目的经验教训,以识别相关方和其他支持性信息。

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工具与技术:数据表现

相关方映射分析/表现:利用不同方法对相关方进行分类的方法。分类有助于团队与已识别的相关方建立关系

相关方映射分析/表现 - 二维方格(利益方格)

PMP 项目管理 - 第十三章:项目相关方管理

权力/利益方格、权力/影响方格、影响/作用方格。

  • 权力:职权
  • 利益:对项目结果的关注程度
  • 影响:主动参与项目的程度
  • 作用:改变项目计划或执行的能力

适用于:小型项目、相关方与项目的关系很简单,相关方之间的关系很简单

  • 权高利低:让他爽
  • 权低利高:常告知
  • 权高利高:重管理
  • 权低利低:仅监督
相关方映射分析/表现 - 相关方立方体

PMP 项目管理 - 第十三章:项目相关方管理

方格模型的改良形式。把方格中的要素组成三维模型,项目经理和团队可据此分析相关方并引导相关方参与项目。

作为一个多维模型,它将相关方视为一个多维实体,更好地加以分析,从而有助于沟通策略的制定。

相关方映射分析/表现 - 凸显模型

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根据相关方的权力紧迫性合法性,对相关方进行分类。用于确定已识别相关方的相对重要性

    • 权力:职位权力,对项目成果的影响力
    • 紧迫性:是否需要立即关注,由于时间约束、重大利益诉求而导致
    • 合法性:有权参与、参与的适当性

邻近性代替合法性,用于评估团队成员参与项目工作的程度。

适用于:复杂的相关方大型社区、相关方社区内部存在复杂的关系网络。

PMP 项目管理 - 第十三章:项目相关方管理

相关方映射分析/表现 - 影响方向

影响方向:根据相关方对项目工作或项目团队本身的影响方向,对相关方进行分类。

向上:执行组织或客户组织、发起人和指导委员会的高级管理层

向下:临时贡献知识或技能的团队或专家

向外:项目团队外的相关方群体及其代表,如供应商、政府部门、公众、最终用户监管部门

横向:项目经理的同级人员,如其他项目经理或中层管理人员,他们与项目经理竞争稀缺项目资源或合作共享资源或信息

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相关方映射分析/表现 - 优先级排序

适用于:

  • 项目有大量相关方
  • 相关方社区的成员频繁变化
  • 相关方和项目团队之间或相关方社区内部的关系复杂
工具与技术:会议

引导式研讨会、指导式小组讨论会、虚拟小组讨论

输出:相关方登记册
  • 身份信息:姓名、职位、地点、项目中的角色、联系方式
  • 用于评估的信息:主要需求、主要期望、影响、与生命周期的那个阶段关系最密切
  • 相关方分类:内部/外部、正面/中立/负面、上级/下级/外围/横向、四象限(重点/观察)

PMP 项目管理 - 第十三章:项目相关方管理

相关方管理过程之二 - 规划相关方参与(规划过程组)

规划相关方参与:根据相关方的需求、期望、利益和对项目的潜在影响,制定项目相关方参与项目的方法的过程。

本过程的作用:提供相关方进行有效互动的可行计划。

输入:项目管理计划
  • 资源管理计划:包含关于团队成员及其他相关方的角色和职责的信息。
  • 沟通管理计划:用于相关方管理的沟通策略以及用于实施策略的计划,即是项目相关方管理中的各个过程的输入,又会收录来自这些过程的相关信息。
  • 风险管理计划:包含风险临界值或风险态度,有助于选择最佳的相关方参与策略组合。
工具与技术:数据收集

标杆对照:将相关方分析的结果与其他被视为世界级的组织或项目的信息进行比较。

工具与技术:数据分析

假设条件和制约因素分析:分析当前的假设条件和制约因素,以合理裁剪相关方参与策略

根本原因分析:识别是什么根本原因导致了相关方对项目某种支持水平,以便选择适当策略来改进其参与水平

工具与技术:决策

优先级排序或者分级:具有最大利益和最高影响的相关方,通常应排在优先级清单的最前面

工具与技术:数据表现

思维导图:对相关方信息、相互关系以及他们与组织的关系进行可视化整理

相关方参与度评估矩阵:用于将相关方当前参与水平与期望参与水平进行比较。

相关方参与度评估矩阵

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  • C:当前参与程度
  • D:所需参与程度

 

  1. 领导:了解项目和潜在影响,积极致力于保证项目成功
  2. 支持:了解项目和潜在影响,支持项目工作及成果
  3. 中立:了解项目,既不支持,也不反对
  4. 抵制:知晓项目和潜在影响,抵制变更
  5. 不了解:对项目和潜在影响不知晓

 

  • 可在相关方参与评估矩阵中记录相关方的当前参与程度
  • 通过分析,识别出当前参与度与所需参与程度之间的差距
  • 项目团队可以使用专家判断来制定行动和沟通方案,以消除上述差距
输出:相关方参与计划

相关方参与计划:确定用于促进相关方有效参与决策和执行的策略和行动。

除了相关方登记册中的资料,相关方参与计划通常还包括:

    • 关键相关方的所需参与程度和当前参与程度
    • 相关方变更的范围和影响
    • 相关方之间的相互关系和潜在交叉
    • 项目经理应该意识到相关方参与计划的敏感型,并采取恰当的预防措施

项目相关方管理过程之三 - 管理相关方参与(执行过程组)

管理相关方参与:与相关方进行沟通协作,以满足其需要与期望处理问题,并促进相关方合理参与的过程。

本过程的作用:让项目经理能够提高相关方的支持,并尽可能降低相关方的抵制

管理相关方参与包括以下活动:

  • 引导参与,获得支持
  • 谈判沟通,管理期望
  • 处理风险,预测问题
  • 澄清和解决问题
输入:项目管理计划
  • 沟通管理计划:描述与相关方沟通的方法,形式和技术
  • 风险管理计划:描述了风险类别、风险偏好和报告格式。这些内容都可用于管理相关方参与
  • 相关方参与计划:为管理相关方期望提供指导和信息
  • 变更计划管理:描述了提交、评估和执行项目变更的过程
输入:项目文件
  • 变更日志:会记录变更请求及其状态,并将其传递给适当的相关方。
  • 问题日志:会记录项目或相关方的关注点,以及关于处理问题的行动方案。
  • 经验教训登记册:在项目早期获取的与管理相关方参与有关的经验教训,可用于项目后期阶段,以提高本过程的效率和效果。
  • 相关方登记册:提供项目相关方清单,以及执行相关方参与计划所需的任何信息。
工具与技术:沟通技能

应根据沟通管理计划,针对每个相关方采取相应的沟通方法。

反馈机制:来了解相关方对各种项目管理活动的关键决策的反应。

工具与技术:人际关系与团队技能
  • 冲突管理:项目经理应确保及时解决冲突
  • 文化意识:有助于项目经理和团队通过考虑文化差异和相关方需求,来实现有效沟通。
  • 政治意识:通过了解项目内外的权力关系,建立政治意识。
  • 谈判:用于获得支持或达成关于支持项目工作或成果的协议,并解决团队内部或团队与其他相关方之间的冲突。
  • 观察和交谈:及时了解项目团队成员和其他相关方的工作和态度。
工具与技术:基本规则

根据团队章程中定义的基本规则,来明确项目团队成员和其他相关方应采取什么行为去引导相关方参与。

输出:变更请求

作为管理相关方参与的结果,项目范围或产品范围可能需要变更

项目相关方管理过程之四 - 监督相关方参与(监控过程组)

监督相关方参与:监督项目相关方关系,并通过修订参与策略和计划来引导相关方合理参与项目的过程。

本过程的作用:随着项目进展和环境变化,维持并提升相关方参与活动的效率和效果

输入:项目管理计划
  • 资源管理计划:确定了对团队成员的管理方法
  • 沟通管理计划:描述了适用于项目相关方的沟通计划和策略
  • 相关方参与计划:定义了管理相关方需求和期望的计划
输入:项目文件
  • 问题日志:记录了所有与项目和相关方有关的已知问题
  • 经验教训登记册:在项目早期获取的经验教训,可用于项目后期阶段,以提高引导相关方参与的效率和效果。
  • 项目沟通记录:包含根据沟通管理计划和相关方参与计划而与相关方开展的项目沟通。
  • 风险登记册:记录了与相关方参与及互动有关的风险,它们的分类,以及潜在的应对措施。
  • 相关方登记册:记录了各种相关方信息,包括相关方名单、评估结果和分类情况。
工具与技术:数据分析
  • 相关方分析:确定相关方群体和个人在项目任何特定时间的状态。
  • 根本原因分析:确定相关方参与未达成预期效果的根本原因。
  • 备选方案分析:在相关方参与效果没有达到期望要求时,应该开展备选方案分析,评估对偏差的各种备选方案。
工具与技术:决策

多标准决策分析:对考察相关方参与的成功程度的多种标准进行优先级排序和加权,识别出最适当的选项。

投票:通过投票,选出相关方参与水平偏差的最佳方案。

工具与技术:数据表现

相关方参与度评估矩阵:用于跟踪每个相关方参与水平的变化,对相关方参与加以监督。

工具与技术:沟通技能

反馈:用于确保发送给相关方的信息被接收和理解

演示:为相关方提供清晰的信息

工具与技术:人际关系技能
  • 积极倾听:减少理解错误和沟通错误
  • 文化意识:有助于项目经理依据相关方和团队成员的文化差异和文化需求对沟通进行规划。
  • 领导力:成功的相关方参与,需要强有力的领导技能,以传递愿景并激励相关方支持项目工作和成果。
  • 人际交往:了解关于相关方参与水平的信息。
  • 政治意识:有助于理解组织战略,理解谁能行使权力和施加影响,以及培养这些相关方沟通的能力。
工具与技术:会议

状态会议、站会、回顾会、相关方参与计划中规定的其他任何会议。

不再局限于互动最为理想但成本偏高的面对面会议,可采用成本较低的电话会议和电信技术相关的会议方式。

输出:变更请求

包括用于改善相关方当前参与水平的纠正及预防措施

千年骚狐
  • 本文由 发表于 2022年1月14日
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匿名

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